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            费用报销:一项没有得到足够重视的重要工作

            来源:指尖上的会计 作者:袁国辉 人气: 发布时间:2019-03-27
            摘要:费用报销工作如同一面镜子,可以照见公司管理的方方面面。签字流程与权签额度体现了公司的内控水平;发票审核与费用归属可折射税控风险意识;有无私费公报、铺张浪费可甄别高管的廉洁程度;费用动向则能透视公司的运作效能。 (一)重点关注涉税风险 费用报...
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              费用报销工作如同一面镜子,可以照见公司管理的方方面面。签字流程与权签额度体现了公司的内控水平;发票审核与费用归属可折射税控风险意识;有无私费公报、铺张浪费可甄别高管的廉洁程度;费用动向则能透视公司的运作效能。

              (一)重点关注涉税风险

              费用报销会计应重点关注发票合规性、费用归集、签字手续、预算等事项。其中,发票的合规性与潜在的税务风险高度关联。潜在税务风险点包括:①发票审核不严,导致假票、废票入账,少交所得税;②将薪酬类支出当作费用处理,如出差补贴、节日福利、服装费等,少交个税;③将不能全额在所得税前扣除的费用计入其他科目,如将旅游费计入差旅费,将招待费计入研发费,少交所得税;④将赠送行为当做费用报销,如购礼品用于客户维护,少交增值税、个税、所得税。

              为了降低涉税风险,费用报销需做到四个统一,即会计?#33268;肌⑵局?#25688;要、单据审批、发票明细应保持一致。这样做,一方面是为了?#27809;?#35745;做账规范,另一方面是为了规避税务风险。许多公司的费用报销瑕疵多多,有替票现象,有白条现象,也有套现现象,还有替薪现象,这给财务留下诸多隐患。不管怎样,会计人员应秉持一点:费用报销,以发票记录为准,只认发票上的列示。

              (二)审批签字如何规范

              员工报销费用时,都需要哪些人签字呢?中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部费用会计、财务总监(经理)、主管副总。如果公司规模较小、内控缺失或没有制定费用预算,一般还需总经理签字。

              费用报销时会计审核都要做什么?①发票的合规性;②报销金额与发票金额是否一致;③权签是否完整;④费用是否在预算内,超预算与预算外费用有无特批;⑤报销单填写的事项与发票是否一致。①②⑤体现的是涉税风险控制,③体现的是授权控制,④体现的是预算控制。

              各?#35835;?#23548;进行费用报销权签时,等于是为公司的资金支出把关。如何杜绝一些领导不作为、乱作为呢?不妨借鉴一下华为的做法。华为高管余某因在费用报销审核中未?#38505;?#23653;责,华为决定停止其费用报销权签权力三年,本人承担连带赔偿责任。三年内如需?#25351;?#26435;签权力,须由个人聘请外?#21487;?#35745;师对其停止权签权力前三年的权签行为进行审计。审计如发现违规报销,余某继续承担连带赔偿责任,审计费用由余某本人承担。上述完成后,方可?#25351;?#20313;某的费用报销权签权力。

              (三)发票的学问

              千万不要相信市面上兜售的保真发票。小广告以只要税点绝对保真为噱头,极易骗得企业上当。上当的内因当然是购票者的私念,或想规避个税,或想套取公司资金。外因则是“发票商”抛出了可验收后收费的诱饵。这时要多个心眼了,查验发票还真可能是真的。伎俩在后面,?#23653;?#24320;票方会申请将这张发票作废。

              假发票很少是善意取得的。其中,一部分是企业以费用报销方式发放工资、奖金,一部分是公司给客户的回扣、返点,假发票是找来冲账的。如果个税免征额仍这么低,第一部分假发票将持?#20040;?#22312;。如果商业环境还这么差,“好处费”就?#25442;?#32477;迹,第二部分假发票市场也?#25442;?#28129;出。假发票的背后透着心酸与无奈!

              企业有许多费用支出不能获取得发票,没有发票能否报销?这个问题涉及两种情形:第一,费用发生了且能提供证据证明的,可以报销,但不得在所得税前扣除;第二,不能证实费用真实时,除了不能在所得税前扣除,还有呢,如果是内部员工报销,报销款并入薪酬计个税,如果给外部人士报销,视同赠送代扣代缴个税。

              总公司的费用发票与分公司的费用发票能串用吗?如总?#21487;?#22312;?#26412;?#20998;公司设上海,分公司独立核算。分公司取得的发票能否在总公司报销呢,或者总公司取得的发票能否在分公司报销呢?明确答复,不行。原因是总部与分公司都是独立的纳税单位。所以分公司取得发票要记牢了,抬头一定要写分公司的全称。

              (四)怎么管好高管的费用报销

              要想管好高管的职务消费,建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等科目,这些科目是所谓的职务消费的重灾区。最好做到公示高管费用报销,全员监督。注意厘清高管假借下属名义报销的费用。高管在分子公司有兼职的,还需把审计?#30001;?#21040;分子公司,这里的“故事”很可能比总部还精彩。

              在费用审批时,高管报销费用一般只需财务总监和总经理审批。只要不太出格,碍于面子,财务总监和总经理都会签字。这么一来,高管的职务消费等于没了监控。

              怎么改进?公司可在监督方法上多想办法。譬如,华为的内审可以监督任正非的费用报销。任总一次去日?#22659;?#24046;,报销差旅费时,把住酒店时的洗衣费也计算在内了。华为的差旅费报销制度中是?#36745;?#35768;员工报销此类费用的,当内审发现这笔不当报销后,将之写到了审计意见中。任总为此做了自我批评。做法或许偏执,意义发人深省。

              高管费用全员公示也是可行的办法。有个公司做法很独到,财务把每位高管的费用罗列出来,按高低排序,全员公示。想想啊,哪位高管愿意自?#22909;?#26376;都“荣登”榜首呢,于是能不报销就不报销了。

              (五)财务应把工作做在前面

              每当业务人员拿着一摞发票到财务部,总会?#25442;?#35745;人员摘出不合规的报销内容,这时我仿佛听到了一个愤恨的声音,不就是个记账的吗,牛什么啊?虽然这个声音很少会高?#30452;?#30340;呈现,压在心底却更易让财务与业务变得冷漠与对立。

              无疑,费用报销工作有时会碰上情理法的冲突。千奇百怪的情由,企业利益应维护的是理,会计人员应遵从的是法。当情理法纠结时,费用报销会成为拧巴的工作,很容易?#27809;?#35745;与业务变得对立。要打破这?#25351;?#38402;,除了制度先行,财务人员还应主动走出去,用培训的方式把自己的要求告诉业务人员。

              费用报销可培训的内容很多,发票知识、审批流程、单据填写、票据?#31243;?#25253;销时限,都需要会计人员传达。?#27492;?#31616;单的点,一个没有做好,都可能引起争议与误会。

              费用报销是财务部门的窗口工作,做好了,能给财务部门的形象加分,能?#32435;?#36130;务部与?#20540;?#37096;门的关系。费用报销又是一项简单重复的工作,很容易被轻视。因此,费用报销工作本身就是个矛盾体。解决这个矛盾不难,一旦解决,对财务部门意义很大,效益很大。

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